da ricerca con google (così non ho dovuto mettere le mani su win) e rintracciabile al link
http://office.microsoft.com/it-it/outlo ... aspx?CTT=1
Scegliere Account di posta elettronica dal menu Strumenti.
Fare clic su Visualizza o cambia gli account di posta elettronica esistenti, quindi scegliere Avanti.
Selezionare l'account dell'ISP, quindi fare clic su Cambia.
Scegliere Altre impostazioni.
Nel gruppo Recapito della scheda Impostazioni avanzate selezionare la casella di controllo Lascia una copia dei messaggi sul server.
Selezionare una delle seguenti opzioni:
Rimuovi dal server dopo x giorni
I messaggi di posta elettronica vengono scaricati nel computer, ma rimangono sul server di posta elettronica per il numero di giorni specificato. Si tratta dell'impostazione più comune per gli utenti che desiderano leggere i messaggi di posta elettronica dal luogo di lavoro e allo stesso tempo scaricarli per l'archiviazione permanente nel computer a casa. È consigliabile indicare un numero di giorni ridotto, poiché più a lungo verranno lasciati i messaggi sul server di posta elettronica, maggiore sarà il rischio di superare il limite di spazio disponibile per la cassetta postale.
Rimuovi dal server dopo l'eliminazione da "Posta eliminata"
I messaggi di posta elettronica vengono scaricati nel computer, ma rimangono anche sul server di posta elettronica per un periodo di tempo indeterminato fino a quando non vengono eliminati in Outlook e non viene svuotata la cartella Posta eliminata. La semplice eliminazione del messaggio non ne comporta la rimozione dal server di posta elettronica.
Se non viene selezionata nessuna delle due caselle di controllo, i messaggi vengono lasciati sul server per un periodo di tempo indeterminato. È possibile quindi che venga superato il limite di spazio disponibile per la cassetta postale, a meno di stabilire la connessione al server di posta elettronica da un altro computer sul quale Outlook è configurato per la rimozione dei messaggi dal server.
spero serva a risolvere!